Adopter les bons réflexes
1. Concernant le mode de diffusion de l’enquête
Pour recruter les participants à votre enquête, les sollicitations individuelles sont à proscrire. D’autres canaux sont à privilégier comme certains réseaux sociaux professionnels, des listes de diffusion, de l’affichage ou tout autre canal défini en accord avec la stratégie de communication de l’établissement (communication@univ-ille.fr)
2. Concernant l’information des participant.e.s
Avant l’accès aux questions proprement dites, les participant.e.s doivent être informé.e.s de l’objectif de l’enquête, de la durée nécessaire au remplissage du formulaire, de l’existence d’une adresse mail de contact, du caractère facultatif et anonyme de l’enquête (des modèles de mention d’information sont à votre disposition sur demande auprès de dpo@univ-lille.fr)
Le cas particulier des enquêtes à destination des apprenants
Si l’enquête concerne les étudiants ou les apprenants (en cours de formation ou anciens), une procédure d’ingénierie d’enquête a été mise en place par l’Observatoire de la Direction des Formations qui, selon les cas, peut vous accompagner : https://odif.univ-lille.fr/acces-reserve-aux-personnels-ulille/ingenierie-denquete
Le cas particulier de l’usage des champs libres
Il est très fréquent qu’une enquête propose aux répondants une zone de texte libre afin de compléter les réponses dites « fermées » figurant sur le formulaire. Dans ce cas et pour éviter toute identification du répondant, vous ajouterez une phrase du type : « Attention, soyez vigilant : certaines informations communiquées peuvent permettre de vous identifier de manière indirecte et donc de lever l’anonymat du questionnaire ».
3. Concernant les outils à utiliser
Le serveur d’enquêtes Limesurvey de l’université est un outil permettant de créer un questionnaire respectant les règles de l’anonymat. Il présente les garanties nécessaires pour sécuriser les données de votre enquête :
- L’accès à l’enquête est protégé par l’identifiant et le mot de passe (les mêmes que ceux utilisés par les autre services numériques de l’université) ;
- LimeSurvey permet d’administrer une enquête sans associer les informations d’un répondant, (numéro IP, date et heure de connexion) aux réponses qu’il apporte à l’enquête. Pour cela, il faudra éditer les « Paramètres de participation au questionnaire », cocher « OUI » pour la fonction « Réponses anonymisées » et sauvegarder.
4. Concernant la fin de l’enquête
Une fois l’enquête close et le fichier des réponses exporté sur un support sécurisé (espace partagé avec droits d’accès ; disque dur crypté), il faudra veiller à supprimer les réponses et l’enquête du serveur. Le fichier pourra alors être exploité puis être archivé selon les règles en vigueur.
Un doute subsiste ? Contactez le service DPO
L’appréciation du caractère anonyme d’une enquête peut s’avérer difficile. Si un doute subsiste, n’hésitez pas à contacter l’équipe protection des données personnelles à l’adresse dpo@univ-lille.fr
Demander l’ouverture d’une enquête en ligne 
Pour l’ouverture d’une enquête, vous devez renseigner le formulaire disponible sur le site : https://enquetes.univ-lille.fr Vous pourrez éventuellement, pour des fonctions et des garanties analogues, utiliser les outils proposés sur le site https://framaforms.org
